Web Meetings - spotkania z doskonałą jakością dźwięku

Spotkania przez internet są coraz bardziej powszechne. Można je szybko i wygodnie zorganizować, jednak ważne jest, aby rozważyć jakość i skuteczność takich spotkań. Poniżej przedstawiamy kilka wskazówek, jak prowadzić doskonałe spotkania w sieci Web.

Podobnie jak inne spotkania, rozmowa przez internet powinna być traktowana poważnie. Należy poinformować wszystkich uczestników, jaka będzie agenda spotkania i zapewnić łatwy w obsłudze sprzęt techniczny. Największą zaletą spotkania internetowego jest to, że uczestnicy mogą widzieć siebie i pracować na wspólnych dokumentach, co daje poczucie działania w grupie. Jeżeli nie jest konieczne wspólne edytowanie dokumentów, zalecamy przeprowadzenie standardowego spotkania na odległość za pomocą telefonu konferencyjnego. To jest znacznie łatwiejsze i szybsze.

Centrum Twojej komunikacji
Istnieje wiele dobrych rozwiązań w zakresie oprogramowania, które mogą ułatwiać spotkania z sieci. Skype, Scopia, MS Lync i Vidyo to niektóre z  nich. Tutaj nowy Konftel 55W jest oczywistym wyborem ze względu na optymalną jakość dźwięku oraz możliwość łatwego podłączenia do komputerów, tabletów, smartfonów i telefonów stacjonarnych. Konftel 55/55W stanie sie Twoim ulubioną przystawką konferencyjną przy większości rozmów. Telefony konferencyjne Konftel 300, 300M i 300W również są doskonałe do spotkań internetowych. Analiza rynku firmy Frost & Sullivan przewiduje 16,5% corocznego wzrostu w korzystaniu z telefonów konferencyjnych podłączonych przez USB w porównaniu do innych rodzajów połączeń (F&S, grudzień 2012).

Dokumenty są ważne
Ważne jest, aby dobrze się przygotować do spotkania internetowego. Dokumenty powinny być zwięzłe, z podsumowaniem informacji dla każdego pokazanego obrazu. Dobrze jest poćwiczyć pokazywanie i przełączanie się między stronami i slajdami tak, aby prezentacja przebiegała sprawnie. Podstawowa zasada jest prosta: zamknij wszystkie pozostałe okna na ekranie i pokazuj obraz tylko z jednego źródła, w trybie pełnoekranowym. Pamiętaj, że możesz także użyć filmu (video), na przykład poprzez YouTube - ale należy unikać sytuacji, gdy zamiast koncentrować się na temacie spotkania, uczestnicy skupią większą część swojej uwagi na sprzęcie do wideo- lub telekonferencji. 

Zbierz uczestników
Jeśli głównym tematem dyskusji ma być długi fragment tekstu, to zwykle warto wysłać dokument do uczestników odpowiednio wcześniej - tak, aby zapoznali się z nim przed spotkaniem. Spróbuj zebrać większość osób w jednym miejscu, aby nie siedziały same w oddzielnych pokojach - ułatwi to zrozumienie i zmniejszy ryzyko przerywania sobie nazwajem. Spotkania stają się bardziej produktywne, kiedy więcej osób może spotkać się w tym samym pomieszczeniu.

Prowadzenie spotkań na odległość (zamiast wielogodzinnych podróży) pozwala zaoszczędzić znaczną ilość pieniędzy i czasu. Korzyści odnoszą zarówno organizacje (firmy), jak i ich pracownicy. Są to ważne powody, dla których stale zwiększa się liczba spotkań przez internet.

Better Meetings - Konftel (ang., PDF)