Spotkania przez internet są coraz bardziej powszechne. Można je szybko i wygodnie zorganizować, jednak ważne jest, aby rozważyć jakość i skuteczność takich spotkań. Poniżej przedstawiamy kilka wskazówek, jak prowadzić doskonałe spotkania w sieci Web.

Podobnie jak inne spotkania, rozmowa przez internet powinna być traktowana poważnie. Należy poinformować wszystkich uczestników, jaka będzie agenda spotkania i zapewnić łatwy w obsłudze sprzęt techniczny. Największą zaletą spotkania internetowego jest to, że uczestnicy mogą widzieć siebie i pracować na wspólnych dokumentach, co daje poczucie działania w grupie. Jeżeli nie jest konieczne wspólne edytowanie dokumentów, zalecamy przeprowadzenie standardowego spotkania na odległość za pomocą telefonu konferencyjnego. To jest znacznie łatwiejsze i szybsze.

Centrum Twojej komunikacji
Istnieje wiele dobrych rozwiązań w zakresie oprogramowania, które mogą ułatwiać spotkania z sieci. Skype, Scopia, MS Lync i Vidyo to niektóre z  nich. Tutaj nowy Konftel 55W jest oczywistym wyborem ze względu na optymalną jakość dźwięku oraz możliwość łatwego podłączenia do komputerów, tabletów, smartfonów i telefonów stacjonarnych. Konftel 55/55W stanie sie Twoim ulubioną przystawką konferencyjną przy większości rozmów. Telefony konferencyjne Konftel 300, 300M i 300W również są doskonałe do spotkań internetowych. Analiza rynku firmy Frost & Sullivan przewiduje 16,5% corocznego wzrostu w korzystaniu z telefonów konferencyjnych podłączonych przez USB w porównaniu do innych rodzajów połączeń (F&S, grudzień 2012).

Dokumenty są ważne
Ważne jest, aby dobrze się przygotować do spotkania internetowego. Dokumenty powinny być zwięzłe, z podsumowaniem informacji dla każdego pokazanego obrazu. Dobrze jest poćwiczyć pokazywanie i przełączanie się między stronami i slajdami tak, aby prezentacja przebiegała sprawnie. Podstawowa zasada jest prosta: zamknij wszystkie pozostałe okna na ekranie i pokazuj obraz tylko z jednego źródła, w trybie pełnoekranowym. Pamiętaj, że możesz także użyć filmu (video), na przykład poprzez YouTube - ale należy unikać sytuacji, gdy zamiast koncentrować się na temacie spotkania, uczestnicy skupią większą część swojej uwagi na sprzęcie do wideo- lub telekonferencji. 

Zbierz uczestników
Jeśli głównym tematem dyskusji ma być długi fragment tekstu, to zwykle warto wysłać dokument do uczestników odpowiednio wcześniej - tak, aby zapoznali się z nim przed spotkaniem. Spróbuj zebrać większość osób w jednym miejscu, aby nie siedziały same w oddzielnych pokojach - ułatwi to zrozumienie i zmniejszy ryzyko przerywania sobie nazwajem. Spotkania stają się bardziej produktywne, kiedy więcej osób może spotkać się w tym samym pomieszczeniu.

Prowadzenie spotkań na odległość (zamiast wielogodzinnych podróży) pozwala zaoszczędzić znaczną ilość pieniędzy i czasu. Korzyści odnoszą zarówno organizacje (firmy), jak i ich pracownicy. Są to ważne powody, dla których stale zwiększa się liczba spotkań przez internet.

Better Meetings - Konftel (ang., PDF)

W Polsce są już dostępne nowe przystawki konferencyjne Konftel 55 i Konftel 55W. Już po pierwszych testach rozwiązania szwedzkiej firmy zyskały bardzo wysokie noty specjalistów i resellerów, którzy ocenili je wyżej niż droższe urządzenia audiokonferencyjne dostępne na rynku.

Nowe przystawki Konftel to seria prostych w obsłudze urządzeń pełniących rolę węzła komunikacyjnego. Premierowy pokaz rozwiązań miał miejsce podczas Targów Office Days w warszawskiej hali ExpoXXI. W czasie imprezy, która odbyła się w dn. 9-10. kwietnia br., zostały zaprezentowane w strefie nowości. 

Dzięki opatentowanej przez producenta technologii audio OmniSound® HD nowe urządzenia Konftel cechuje imponujący, krystalicznie czysty dźwięk. Wystarczy podłączyć do nich komputer, telefon komórkowy/tablet i telefon stacjonarny, aby swobodnie uczestniczyć w audiokonferencji. Można także mostkować połączenia VoIP z telefonicznymi przez aparat stacjonarny lub komórkowy. Przełączanie odbywa się na dotykowym, kolorowym ekranie LCD, który wyświetla bieżące rozmowy. 

Przystawki Konftel 55 posiadają funkcję nagrywania. Dzięki nim można zapisywać, odtwarzać i udostępniać połączenia i notatki głosowe zarejestrowane na karcie pamięci. Elegancki design tych uniwersalnych urządzeń sprawia, że równie dobrze prezentują się na biurku w domowym biurze, jak i firmowej sali konferencyjnej. 

Konftel 55W posiada dodatkowo moduł Bluetooth i można do niego dołączyć dodatkowe mikrofony. 

Seria Konftel 55 - charakterystyka:

• Wszechstronne możliwości połączenia: USB do połączeń VoIP, telefony stacjonarne, telefony komórkowe/tablety i zestawy słuchawkowe
  
• OmniSound®HD – doskonała jakość dźwięku
  
• Akumulator
  
• Kolorowy wyświetlacz LCD wysokiej rozdzielczości
  
• Przełączanie i zestawianie połączeń na wyświetlaczu LCD
  
• Wielojęzyczne menu & skrócona instrukcja obsługi
  
• Rejestrowanie spotkań na karcie pamięci
  
• Możliwość aktualizacji oprogramowania
  
• Dwuletnia gwarancja
  

Więcej informacji: Konftel 55W